公司名称:汇众益智(北京)教育科技有限公司

所属行业:职业教育

公司规模:5000人以上,40余家校区

应用模块:市场营销、教务管理、教学管理、财务管理、家校通、就业管理、统计分析、院校合作

公司简介:汇众教育成立于2004年6月,致力于职业教育内容研发与人才服务,始终坚守着数字娱乐职业教育主航道,是中国数字娱乐职业教育领导品牌。目前主要经营游戏学院、动漫学院、数字影视学院、移动互联网学院、亿玛客网络营销学院、汇众传媒、汇众鼎视、汇众益智创业孵化器等项目,面向六大产业领域,九大项目,深度融合,全国下设三十多个分支机构,合作院校100多所,合作企业5000多家。

旧系统不能满足业务需求

旧的系统经过多次的迭代、重构,用起来已经显得无比臃肿和困难,再加上开发维护人员的流失,单点部署的系统已经不能满足高并发访问、多系统登录账户之间不能实现通用。CRM与后端业务系统数据互通难、很难支持新业务需求等问题。

咨询管理需求

市场咨询量的增加,需要对收集的线索有效的进行分类、分级管理,做到有效挖掘咨询信息价值;同时旧有的线索之前没有删除功能,造成了大量的无用冗余信息,需要系统能够做智能化删除,针对半年内没有回访的线索,能够自动删除;在线索进行分配的时候,需要根据线索类型分配给不同的咨询师进行跟进,另外,线索分配的权限需要由校长进行统一分配。咨询师的需求是对跟进中的线索进行分类,重点跟进、普通跟进、长期跟进、放弃、失效等,以对重点客户投入更多精力,提升签约率;

财务管理需求

学员报名分为预报名和正式报名,预报名没有学籍,正式报名、缴费后才有学籍。学员缴费管理,对学员贷款分期的首付金额需要做成灵活可配置的,不同的校区有不同的制定标准;优惠的大金额需要在系统中灵活设定;收费和退费的清单都需要支持票据打印;不同校区的学员内部划转财务人员需要在系统中发起申请,经由校长审批通过,进行相关的财务收费退费处理;此外,需要对学员礼品的申请、发放进行相应的编辑、添加、查询等管理。

教务管理需求

教材申请需要经由教务主管老师的审核确认,系统相应角色账号下显示新教材申请列表,同时,教材的入库、出库都要有相应的管理;学员报名成功后,校区教务人员对学员的学籍进行审核,学籍审核通过之后,才能申请教材;学员开班也需要有相应的业务主管审核通过,开班申请和审批需要分开设预科班和不开设预科班两种情况,设计不同的表单;班级课表的排课系统需要提供多种方式。

教学管理需求

学员作业管理,学员在线提交作业,老师在线查阅、修改、批示作业,学员要有学员端网站,登录后能够查看作业列表,查看作业详情,并可查看个人相关消息推送;在线考试管理,需要由分校区相关教务老师发起考试申请,总部负责审核,申请学员满足条件(出勤率、是否退学等)才能参加考试,考试成绩发布需由总部教务人员负责,学员需要在线查看考试成绩单,并需要支持Excel的导出。

就业管理需求

合作企业管理,学员就业需要的相关企业信息,总部、分校都可以添加相关的企业信息,以方便推荐学员就业,新添加的企业同样需要审核才能通过,企业申请单的审核由总部的就业经理负责;学员面试管理,需要先添加合作企业与校区的关联信息,才能够安排学员面试,校区教务人员需要选择校区下的企业,按类别、职位为相关学员安排面试,确认面试前需要先确认学员个人信息才能通过。就业的学员需要就业老师负责相关就业信息的录入。

可为职业培训咨询顾问深入了解汇众教育的信息化诉求后,为汇众提供了完善的一体化解决方案,目前实施人员已深入汇众内部具体岗位进行更细致的调研,为erp系统的成功实施做足准备。可为认为,汇众教育目前首要解决问题是:需要搭建能够沟通前后端的业务管理系统,解决从前端咨询管理、招生管理、线索跟进到后端学员管理、教务管理、教学管理、就业服务等为一体的集成化管理系统,打通企业各岗位的信息化壁垒,为领导层提供透化、多维度、可依靠的数据分析平台,为机构的运营管理带来较为可观的改变。具体分为以下几个方面:

招生管理模块

口碑招生,口碑招生学员信息的录入,包括学员基本信息、联系方式、现状、籍贯等,介绍人信息,介绍人姓名、联系信息、介绍人属性等,系统会根据用户所填的介绍人属性,自动显示附加信息(为学员时,显示添加所在班级编号;为学员家长时,显示学员姓名和班级编号;其他时,不显示附加信息)。学员回访管理,相关市场人员负责线索学员的初步回访,登录系统填写回访信息,市场经理即可通过线索列表查看相关学员的回访记录。

咨询管理模块

系统可以通过角色、权限的设定实现了咨询线索的分类管理,机构校长拥有高的管理权限,负责制定线索录入、分配、回访等权限的设定和指派。被赋予相关权限的市场负责人将线索分配给市场专员进行初步回访,确认无效的线索进入无效线索池;有效线索只需根据线索类型字段,分配线索给相应的咨询老师,咨询师的线索跟进阶段录入系统,通过系统能够清晰的查看咨询师是否按照跟进计划完成了各阶段的任务。

财务管理模块

可为erp系统财务管理模块为汇众提供收费退费、学员贷款申请、优惠、内部划转、礼品申请审批等方面的解决方案。财务人员在确认学员缴费成功之后,录入学员学籍信息,并通过系统通知教务人员可进行后续的分班、排课、教学等服务;系统自动区别贷款申请学员,教务人员通过系统可灵活设定相应学员的分期贷款的首付金额;学员大优惠金额也可灵活配置;不同校区之间的内部划转,系统设置了相应的申请审批流,只有通过审批的内部划转学员,财务才可以进行相应的退费、收费操作。

教务教学模块

财务收费后,系统将已缴费学员分配给教务老师,教务主管给学员指派教务老师,安排学生的分班、排课等;开班申请需要业务主管做审核,只有达到“班型”要求的学员人数,才允许开班;同时,学员的教材也由特定的教务老师帮助申请;可为erp系统为学员提供了单独的学员端使用,学员登录后可查看作业、上传作业、查看老师的批复等,日常打卡考勤、考试成绩也可通过学员端进行查询。

就业管理模块

通过系统权限管理设定总校的就业经理拥有审核合作企业的权限,合作企业与各校区进行关联,同时也提供相关的职位管理功能;学员面试时,由就业老师为学员推荐企业和职位,通过系统选择与本校区关联的企业,确认学员信息后,才可确认参加面试。通过系统也可查看待/已就业学员列表、班级就业情况、学员就业回访信息等,同时,校区就业老师可通过系统推荐就业学员为明星学员,供做典型学员案例。

数据统计分析

咨询量统计分析,提供全国校区咨询量、上门、报名排名,总部可以按校区、线索来源查看特定的数据分析表;转化率统计分析,提供特定咨询师的咨询量统计和转化率,同时可按线索来源渠道提供相应的转化率筛选统计;班级考核统计分析,系统综合学员班级的考核数据,提供学员班级升学率、合格率、优秀率等统计,同样可按相关字段进行筛选查看;财务流水统计分析,提供日、周、月的财务流水统计数据分析。

通过一体化业务管理系统,打通了前后端数据壁垒,实现了数据互通、功能互通、流程互通。
严格控制岗位角色的权限管理,从根本上保证企业的数据安全,重要事项设置申请、审批流,较好的实现了分级管理。
为各岗位都提供了完整的数据分析报表,领导层能够随时查看企业的业务汇总数据,为领导决策提供了很好的数据支撑。
优化学员服务过程,把控各节点的服务质量,并逐步改善教学质量,为校方和家长提供良好的家校互通平台。
从招生管理、咨询管理到教务管理、教学服务管理、就业管理再到通过就业学员的口碑招生,为企业提供整个闭环管理思路。
“可为专业的态度、系统化的流程思想、扎实的技术基础架构是我们想看到的,也愿意在此基础上能有更多的合作。目前,erp系统已进入实施阶段,很多的细节也已经敲定,技术团队的小伙伴很认真的在做开发部分......,相信我们的系统能够如期上线,大家辛苦了!”

——汇众教育

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